Переводите сотрудников на работу вне офиса на основании дополнительного соглашения

В условиях современного мира информационных технологий все больше компаний и предпринимателей обращают свой взор на удаленную работу. Она позволяет существенно сократить затраты на офисное жилье и обеспечить работникам больше свободы и комфорта. Однако необходимо учесть ряд особенностей при переводе персонала на удаленку, чтобы обеспечить эффективную и безопасную работу.

Дополнительное соглашение для работы вне офиса является важным документом, который подробно описывает права и обязанности сотрудников и работодателя в рамках удаленного трудоустройства. Оно позволяет урегулировать все нюансы, связанные с рабочим процессом, показывает, что компания относится ответственно к работникам, а сотрудники обязуются выполнять свои обязанности на высоком уровне.

В дополнительном соглашении для работы вне офиса могут быть прописаны различные положения и условия, касающиеся срока действия соглашения, рабочего времени, коммуникации с руководством, использования компьютерного оборудования и программного обеспечения, а также вопросов безопасности и соблюдения конфиденциальности данных.

Перевод сотрудников на удаленку: главное соглашение для работы вне офиса

В связи с изменением условий работы в офисе и переходом на удаленный формат, необходимо заключить дополнительное соглашение, которое определит основные правила и обязанности сотрудников при работе вне офиса.

Главное соглашение для работы вне офиса должно содержать следующие основные положения:

1. Определение условий работы

   • Указание на то, что работа будет выполняться удаленно.
   • Описание графика работы: рабочие дни, рабочие часы, перерывы.
   • Установление доступа к необходимым ресурсам: программам, базам данных, облачным хранилищам.

2. Обязанности сотрудников

   • Выполнение своих рабочих обязанностей в соответствии с графиком и объемом работы, соблюдение сроков.
   • Поддержание связи с руководством и коллегами через средства коммуникации: электронную почту, мессенджеры, видеоконференции.
   • Соблюдение конфиденциальности передачи информации и безопасности данных.

3. Организационные вопросы

   • Процедура учета отработанных часов и контроля продуктивности.
   • Установление правил получения и передачи необходимых материалов и документов.
   • Регламентирование процедуры посещения офиса, если это будет необходимо.

4. Ответственность сторон

   • Определение ответственности сотрудника за качество и сроки выполнения работы.
   • Определение ответственности компании за предоставление рабочих условий и ресурсов для удаленной работы.

5. Сроки и расторжение соглашения

   • Указание срока действия соглашения.
   • Условия расторжения соглашения: по согласию сторон или по инициативе одной из сторон.

Главное соглашение для работы вне офиса является важным документом, который детально описывает условия и правила работы в удаленном формате. Подписание данного соглашения позволит структурировать процесс работы вне офиса и обеспечит эффективное взаимодействие как сотрудников, так и компании в целом.

Определение новых условий работы

Для перевода сотрудников на удаленку необходимо определить новые условия работы. Это включает в себя такие вопросы, как:

• График работы. Необходимо согласовать новый график работы с каждым сотрудником, учитывая его индивидуальные потребности и возможности. Необходимо установить часы, когда сотрудник должен быть доступен для связи и выполнения задач.
• Оборудование. Уточните, какое оборудование потребуется сотруднику для работы вне офиса. Обсудите вопросы связанные с компьютерной техникой, включая ноутбук, монитор, клавиатуру и мышь, а также программное обеспечение, которое требуется для работы.
• Коммуникация. Задайте правила коммуникации, чтобы обеспечить продуктивность и эффективность работы. Определите предпочитаемые каналы связи (например, электронная почта, мессенджеры, видеоконференции) и время, когда сотрудник должен быть доступен для связи.
• Конфиденциальность и безопасность. Убедитесь, что сотрудники понимают и соблюдают требования по обеспечению конфиденциальности и безопасности данных компании при работе вне офиса. Установите необходимые меры безопасности, такие как использование VPN для удаленного доступа к информационным системам.
• Процессы и сроки. Пересмотрите текущие процессы и сроки работы, чтобы учесть новые условия работы вне офиса. Необходимо определить, как будет осуществляться контроль выполнения задач и установить новые сроки.

Важно подготовить дополнительное соглашение, в котором будут четко описаны все новые условия работы. Это поможет избежать недоразумений и споров в будущем, а также обеспечит согласованность и эффективность работы в новых условиях.

Разработка правил безопасности

При переходе на удаленную работу важно учитывать особенности организации и обработки информации. Для обеспечения безопасности и сохранения данных сотрудников необходимо разработать и соблюдать определенные правила.

1. Использование надежных паролей. Каждый сотрудник должен создать сложный пароль для доступа к рабочей информации, включающий цифры, специальные символы и буквы разных регистров. Пароли должны регулярно обновляться и не использоваться для других аккаунтов.

2. Защита устройства. Сотрудники должны установить антивирусное программное обеспечение на свои устройства и регулярно обновлять его. Также рекомендуется использовать защищенное соединение Wi-Fi и не подключаться к сомнительным сетям.

3. Ограничение доступа. Необходимо ограничить доступ к рабочим данным только уполномоченным сотрудникам. Разработать и внедрить систему прав доступа, которая определит, кто может видеть, редактировать или удалять определенные файлы.

4. Резервное копирование данных. Важно регулярно создавать резервные копии рабочих файлов и хранить их в защищенном месте. Это поможет избежать потерю информации в случае сбоя или поломки устройства.

5. Уведомление о нарушениях безопасности. Сотрудники должны быть обязаны немедленно информировать IT-специалиста о любых подозрительных действиях или нарушениях безопасности. Это позволит быстро принять меры и предотвратить потенциальную угрозу.

Правила безопасности должны быть ясными и доступными для всех сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свою работу и быть уверенными в сохранности своих данных.

Установление графика работы

Определение стандартного рабочего времени

В дополнительном соглашении следует указать стандартное рабочее время для всех сотрудников, которые перешли на удаленку. Например, с 9:00 до 18:00 с понедельника по пятницу. Это позволит сотрудникам знать, когда они должны быть доступными для работы и когда имеют право на отдых.

Учет гибкости в выборе рабочего времени

Однако, в рамках организации удаленной работы, возможность гибкого выбора рабочего времени также может быть предоставлена сотрудникам. В этом случае можно добавить раздел в соглашение, в котором указывается, что сотрудник может менять рабочие часы, согласовывая это с непосредственным руководителем или командой. Например, сотрудник может выбрать работать с 8:00 до 17:00 вместо стандартных 9:00 до 18:00 согласно своим предпочтениям.

Важно отметить, что несмотря на гибкость, сотрудник должен уведомить о любых изменениях в графике работы, а также быть доступным для коммуникации в соответствии с установленными рабочим временем. Это поможет поддерживать прозрачность в команде, позволит планировать работу и соблюдать сроки выполнения задач.

День недели	Стандартное рабочее время
Понедельник	9:00 — 18:00
Вторник	9:00 — 18:00
Среда	9:00 — 18:00
Четверг	9:00 — 18:00
Пятница	9:00 — 18:00

Требования к рабочему пространству

При работе вне офиса, сотрудникам необходимо обеспечить комфортное и эргономичное рабочее пространство, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности и сохранять здоровье. В этом разделе описываются основные требования к рабочему пространству.

1. Рабочий стол и кресло

Сотрудникам следует обеспечить стабильный и прочный рабочий стол, достаточно просторный для размещения компьютера, клавиатуры, мыши, монитора и других необходимых рабочих инструментов. Рабочая поверхность должна быть ровной, безвибрационной и покрытой материалом, устойчивым к царапинам.

Кресло должно иметь регулируемую спинку и высоту, чтобы сотрудник мог настроить его по своим индивидуальным параметрам. Также важным аспектом является наличие подлокотников для опоры рук и удобного мягкого сиденья.

2. Освещение

Рабочее пространство должно быть хорошо освещено естественным или искусственным светом. Если возможно, стол следует расположить рядом с окном, чтобы сотрудник получал достаточное количество дневного света. В случае использования искусственного освещения, необходимо обеспечить яркость и равномерность света, чтобы избежать нагрузки на глаза и возможных проблем со зрением.

Также важно учитывать отражающие поверхности, такие как стекла или зеркала, чтобы избежать бликов на экране монитора и окружающих поверхностях.

3. Тишина и конфиденциальность

Сотрудникам необходимо обеспечить тихое и спокойное рабочее место, чтобы они могли сосредоточиться на выполнении своих задач. Если это невозможно, организуйте зоны, где люди могут работать в отдельности или использовать наушники для блокировки посторонних звуков.

Также следует обязательно обеспечить конфиденциальность рабочего места, особенно если сотрудник использует общедоступную рабочую поверхность или находится в общественном месте (например, кафе или библиотеке). Необходимо предоставить средства для защиты приватной информации, такие как ширма для монитора или кабинка для работы.

Оплата за использование личного оборудования

Учитывая переход на удаленную работу, возникает вопрос об оплате сотрудником использования собственного оборудования для выполнения рабочих обязанностей. При условии использования личных компьютеров, ноутбуков, телефонов или другой оргтехники сотрудники могут требовать компенсацию расходов на поддержку и обновление этого оборудования.

В дополнительном соглашении предусматривается, что компания несет ответственность за компенсацию определенной суммы денег сотруднику на покрытие затрат на использование персональной техники в рабочих целях. Оплата может быть предоставлена в виде фиксированной суммы ежемесячно или в соответствии с затратами сотрудника.

Такая компенсация должна регулироваться в соответствии с действующим законодательством и включать в себя расходы на электроэнергию, интернет-соединение, ремонт, обслуживание и обновление оборудования.

Оплата за использование личного оборудования может осуществляться путем представления сотрудником документов, подтверждающих его расходы, либо установления фиксированной ежемесячной компенсации на основе нормативов, утвержденных компанией.

Компенсация за использование персонального оборудования может быть выделена в отдельной статье зарплаты сотрудника или отражена в дополнительном платеже.

Важно установить четкие правила и условия относительно оплаты использования личного оборудования, чтобы избежать любых недоразумений и конфликтов в будущем.

Компенсация интернет-связи и коммунальных услуг

В связи с переводом сотрудников на удаленку, компания обязуется полностью возместить расходы на интернет-связь и коммунальные услуги, которые возникают у сотрудников при работе вне офиса. Это позволит сотрудникам оставаться на связи и подключаться к необходимой информации, несмотря на отсутствие прямого доступа к офисной инфраструктуре.

Компенсация интернет-связи

Каждый сотрудник, переведенный на удаленку, имеет право на полную компенсацию расходов по оплате услуг интернет-связи. Для получения компенсации необходимо предоставить копию платежного документа, подтверждающего оплату услуг интернет-связи в период работы вне офиса.

Компенсация производится на основании текущего тарифного плана сотрудника и не может превышать его реальных расходов на интернет-связь. Расчет компенсации осуществляется раз в месяц вместе с выплатой заработной платы.

Компенсация коммунальных услуг

Кроме компенсации интернет-связи, компания также возмещает расходы сотрудников на коммунальные услуги, связанные с работой вне офиса. К таким расходам относятся: оплата электроэнергии, отопления, газа и водоснабжения.

Для получения компенсации необходимо предоставить копии платежных документов, подтверждающих оплату коммунальных услуг в период работы вне офиса. Компенсация расходов на коммунальные услуги производится раз в полугодие.

Обратите внимание: компенсация интернет-связи и коммунальных услуг предоставляется только в случае выполнения сотрудником всех своих рабочих обязанностей и достижения плановых результатов работы.

Компания заботится о комфорте работников и стремится обеспечить все необходимые условия для продуктивной работы вне офиса. Компенсация расходов на интернет-связь и коммунальные услуги является еще одним шагом в сторону повышения уровня удобства и эффективности удаленной работы.

Правила оформления рабочего времени

Правило	Описание
Учет времени	Сотрудники должны вести учет рабочего времени посредством специальных инструментов, предоставляемых компанией. Это может быть электронная таблица, специальное приложение или программное обеспечение для учета времени.
Рабочие часы	Сотрудники должны работать в соответствии с установленным графиком рабочих часов. Они должны быть доступны для общения и сотрудничества в назначенное рабочее время, а также соблюдать обязательные перерывы.
Отчеты о выполненной работе	Сотрудники должны ежедневно или еженедельно предоставлять отчеты о выполненной работе, включающие описание проделанной работы, использованные ресурсы и затраченное время. Это позволит контролировать прогресс и результаты работы.
Корпоративная коммуникация	Сотрудники должны активно участвовать в корпоративных коммуникациях, таких как совещания, обсуждения и обратная связь. Они должны быть доступны для коммуникации через электронные средства, такие как электронная почта, мессенджеры и видеоконференции.
Конфиденциальность информации	Сотрудники должны соблюдать политику конфиденциальности компании и не разглашать информацию, полученную в процессе работы, третьим лицам без разрешения. Они также должны обеспечить безопасность рабочего места и предотвратить доступ посторонних к конфиденциальным данным.

Соблюдение данных правил позволит эффективно организовать работу удаленных сотрудников и обеспечить контроль за процессом работы.

Организация эффективной коммуникации

Для обеспечения качественной коммуникации, компания должна предусмотреть следующие меры:

1. Использование современных коммуникационных инструментов

Для эффективного общения внутри компании необходимо обеспечить доступ сотрудников к современным коммуникационным инструментам. В настоящее время популярными средствами коммуникации являются корпоративные мессенджеры, видеоконференции и совместная работа в онлайн-редакторах документов.

2. Установление четких правил коммуникации

Сотрудникам необходимо предоставить набор четких правил и рекомендаций по коммуникации в рамках удаленной работы. Важно определить время работы на удаленке, доступность для коммуникации, ожидания по срокам ответов на сообщения, а также правила поведения в сетевых чатах и видеозвонках.

Для более эффективной коммуникации также полезно использовать следующие приемы:

• Регулярные созвоны и видеоконференции: проведение периодических созвонов и видеоконференций помогает поддерживать связь между сотрудниками и руководителями, обсуждать текущие задачи и планы на будущее.
• Нетворкинг: поощрение использования корпоративных мессенджеров и других средств коммуникации для общения с коллегами не только по рабочим вопросам, но и для поддержания дружеских связей и формирования командного духа.
• Открытость и прозрачность: создание открытой и доверительной атмосферы помогает сотрудникам свободно общаться и делиться информацией. Руководство должно активно поддерживать коммуникацию и ставить в известность всех сотрудников о текущей ситуации в компании.
• Запись важных решений: все важные решения и договоренности следует фиксировать в письменном виде для исключения возможных недоразумений в будущем.

Организация эффективной коммуникации сотрудников на удаленке помогает обеспечить связность работы и снизить вероятность возникновения проблем в работе коллектива. Соблюдение правил и использование современных коммуникационных инструментов создадут благоприятную среду для продуктивной работы удаленных сотрудников.

Контроль результативности

Настроение, концентрация и продуктивность сотрудников могут варьироваться, особенно в условиях удаленной работы. Для обеспечения эффективности работы важно установить методы контроля и оценки результативности.

Сотрудники, работающие на удаленке, должны понимать, каким образом будут измеряться и оцениваться их результаты. Можно использовать следующие методы контроля:

1. Ключевые показатели эффективности (KPI)

Установка KPI позволяет определить конкретные цели и ожидания от работы сотрудника, а также дать ему понимание, какие результаты требуются. Такие показатели могут быть связаны с количеством выполненных задач, объемом продаж, скоростью выполнения проектов и др.

2. Отчеты о проделанной работе

Сотрудникам стоит предлагать составление отчетов о проделанной работе на определенный период. В отчетах можно указывать выполненные задачи, использованное время, полученные результаты и т.д. Подобные отчеты помогают как руководителю, так и сотруднику оценить проделанную работу и оценить время, затраченное на различные виды задач.

3. Системы контроля времени

Системы контроля времени позволяют отслеживать количество времени, которое сотрудник проводит на выполнение каждой задачи или проекта. Такие системы могут предусматривать использование таймеров или журналов учета времени.

4. Регулярные коммуникации и отчеты о прогрессе

Организуйте регулярные встречи и общение сотрудников, чтобы они делились результатами работы и прогрессом по задачам. Обсуждайте эти отчеты и давайте обратную связь, чтобы помочь сотрудникам стать более продуктивными и добиться поставленных целей.

Правильно настроенный контроль результативности поможет руководителям отследить эффективность работы сотрудников, а также даст возможность сотрудникам понять, какие ожидания предъявляются к их работе и какие результаты следует достигать.

Изменение условий трудового соглашения

Изменение рабочего времени

Одним из вопросов, которые могут быть изменены, является рабочее время. В некоторых случаях организация может решить перейти на гибкий рабочий график или разрешить работу в нерабочие дни. Важно обсудить и принять новые правила для определения рабочего времени сотрудников, чтобы избежать конфликтов и недоразумений.

Изменение обязанностей и ответственности

Работа вне офиса может также повлечь изменение обязанностей и ответственности сотрудников. Например, в отсутствие непосредственного руководителя у сотрудника может возникнуть необходимость самостоятельно управлять своим рабочим временем и приоритетами, а также принимать ответственность за свои результаты. Организация может внести соответствующие изменения в трудовое соглашение для учета этих новых обязанностей и ответственности.