Оптимизация процессов расчетов с подотчетными лицами по бухгалтерским счетам 71 — новые подходы и рекомендации

Бухгалтерские счета 71 расчеты с подотчетными лицами — это специальные счета, используемые для учета денежных средств и материальных ценностей, переданных подотчетными лицами. Подотчетные лица могут быть сотрудниками организации, комиссионерами или ответственными лицами, которым передается определенная сумма денег или ценностей для выполнения определенных операций.

Счета 71 являются одним из важных инструментов учета и контроля, позволяющих организации эффективно управлять своими расчетами с подотчетными лицами. На таких счетах отражаются все операции с подотчетными лицами, включая передачу и возврат денежных средств, приобретение и списание материальных ценностей, а также другие денежные операции.

Использование бухгалтерских счетов 71 позволяет организации точно отслеживать движение денежных средств и ценностей, передаваемых подотчетными лицами. Это особенно важно для предотвращения мошенничества и необоснованных расходов. Счета 71 также облегчают процесс контроля и учета предоставляемых сотрудникам средств и ценностей, а также позволяют своевременно выявлять и исправлять возможные ошибки и проблемы.

Бухгалтерские счета 71: расчеты с подотчетными лицами

Счет 71.01 – Расчеты с подотчетными лицами по кассе и кассовым операциям используется для фиксации сумм, выданных сотрудникам в кассу для выполнения определенных служебных обязанностей. Этот счет отражает движение денежных средств в рамках кассовых операций.

Счет 71.02 – Расчеты с подотчетными лицами по банковским операциям используется для отражения расчетов сотрудников на основании выполненных ими банковских операций от имени организации. На этот счет записываются суммы, переданные сотрудникам для проведения различных платежей, внесения и снятия наличных средств и выполнения иных денежных операций.

Счета 71.01 и 71.02 позволяют отслеживать движение денежных средств, переданных подотчетным лицам, и контролировать их использование. Для каждого подотчетного лица ведется подотчетная ведомость, в которой указывается сумма, выданная ему на руки, а также суммы, показывающие остаток средств в его распоряжении.

Примечание: бухгалтерские счета 71 могут иметь подсчеты, отражающие разные направления движения денежных средств. Например, могут использоваться подсчеты для отражения расчетов по разным видам операций (заработная плата, командировочные расходы и т. д.) или для разных подразделений организации.

Определение и назначение счета 71

Назначение счета 71:

Счет 71 учитывает движение денежных средств и материальных ценностей, которые предоставляются подотчетным лицам, например, представителям организации на служебных командировках. На этом счете фиксируются операции по выдаче авансов, подотчетных сумм, оплате расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей, а также оплате сверхурочной работы.

Счет 71 отражает как начисления, так и погашения задолженности перед подотчетными лицами и позволяет контролировать использование предоставленных сумм и материальных ценностей. Отчетность по счету 71 формируется на основании соответствующих документов, подтверждающих получение и расходование средств подотчетными лицами.

Правильное и своевременное проведение операций счета 71 позволяет предприятию контролировать использование средств и ресурсов, эффективно управлять финансовыми потоками и предупредить возможные злоупотребления.

Важно отметить, что для некоторых организаций счет 71 может иметь другие названия или дополнительные подсчеты в зависимости от специфики каждого предприятия.

Классификация расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с учетной политикой компании, средства могут предоставляться как за счет организации, так и за счет сотрудника. В зависимости от источника финансирования, расчеты с подотчетными лицами делятся на два типа:

Тип расчета	Способ финансирования
Расчеты по счету 71-1 Авансы в подотчет	Средства предоставляются подотчетному лицу организацией
Расчеты по счету 71-2 Задолженности по подотчетным суммам	Сотрудник заранее понес расходы, которые должны быть возмещены организацией

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами могут быть классифицированы по целям использования средств. В зависимости от целевого назначения, расчеты с подотчетными лицами могут относиться к следующим категориям:

• расчеты на организацию питания, проживания и командировочных расходов;
• расчеты на проведение служебных поездок и командировок;
• расчеты на приобретение канцелярских и других офисных расходных материалов;
• расчеты на оплату услуг связи и интернета;
• расчеты на приобретение малоценных активов и незапланированных расходов.

Классификация расчетов с подотчетными лицами позволяет организовать структуру учета и контроля за использованием средств, обеспечивает четкость и прозрачность финансовых процессов в компании.

Порядок открытия и закрытия счета 71

Открытие счета 71

Для открытия счета 71 необходимо провести следующие действия:

1. Получить у подотчетного лица заявление на открытие счета 71. В заявлении должны быть указаны ФИО сотрудника, его должность, номер табеля учета рабочего времени.
2. Подготовить приказ руководителя организации с указанием сотрудника, на которого открывается счет 71 и его должности.
3. Передать заявление и приказ в бухгалтерию организации.
4. Бухгалтерия оформляет бухгалтерскую запись о открытии счета 71 и открывает его в учетной системе.

Закрытие счета 71

Закрытие счета 71 производится по следующим правилам:

1. Сотрудник подает заявление на закрытие счета 71.
2. Бухгалтерия осуществляет проверку остатка денежных средств на счете 71 и производит расчетные операции по закрытию счета.
3. После окончательного списания остатков на счете 71, бухгалтерия оформляет бухгалтерскую запись о закрытии счета и закрывает его в учетной системе.

Порядок открытия и закрытия счета 71 является обязательным для организаций, осуществляющих финансово-хозяйственную деятельность. Это позволяет контролировать расходы организации и обеспечивать прозрачность процесса использования денежных средств подотчетными лицами.

Документы, учитываемые на счете 71

На счете 71 Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующие документы:

• Авансовые отчеты подотчетных лиц;
• Расходные кассовые ордера подотчетных лиц;
• Реестры выдачи подотчетных сумок и транспортных средств;
• Акты о приеме-передаче материальных ценностей подотчетными лицами;
• Акты об уничтожении, списании или возврате материальных ценностей, отчеты о передаче;
• Другие документы, оформленные в соответствии с внутренними правилами организации и на видимую публичность;

Счет 71 является временным счетом, так как предназначен для контроля и составления ответственности и его сальдо периодически должно быть сведено к нулю путем проведения операций заполнять (списания) счета и (или) операции закрытия счета в конце финансового периода.

Особенности бухгалтерского учета на счете 71

На бухгалтерском счете 71 Расчеты с подотчетными лицами отражаются все финансовые операции, связанные с передачей денежных средств или материальных ценностей сотрудникам организации для их дальнейшего использования в служебных целях. Этот счет позволяет отслеживать и контролировать расходы организации и управлять финансовыми ресурсами.

Бухгалтерский учет на счете 71 включает следующие особенности:

1. Формирование подотчетных лиц

Каждому сотруднику организации, которому предоставляются денежные средства или материальные ценности для выполнения служебных обязанностей, назначается статус подотчетного лица. При этом составляется соответствующий документ – рапорт о назначении на должность подотчетного лица.

2. Оформление авансовых отчетов

Сотрудники организации, получившие финансовые средства или ценности подотчет, обязаны в установленные сроки предоставить авансовый отчет. В этом отчете они указывают сумму полученных средств, цели использования, предоставляют расходные документы (накладные, кассовые чеки) и возвращают неиспользованные остатки.

Причины формирования	Механизм учета
Авансовые отчеты	Приход: дебет счета 71, кредит счета дебиторов
Возврат неиспользованных средств	Расход: дебет счета дебиторов, кредит счета 71

Таким образом, счет 71 позволяет отслеживать, какие средства и ценности были переданы сотрудникам, как они были использованы и возвращены. Это помогает организации контролировать расходы и предотвращать возможные финансовые злоупотребления.

Порядок ведения счета 71

На счете 71 отражаются все операции по предоставлению подотчетным лицам денежных средств за счет расчетного счета организации в конкретном сроке. Ведение счета осуществляется в строгом порядке и требует документального подтверждения каждой операции.

При открытии счета 71 в учетной системе организации формируется подразделение (подсчет подотчетных лиц) для каждого сотрудника, которому будут передаваться денежные средства. Каждое подразделение имеет собственный субсчет на счете 71.

Проводки по счету 71 отражаются в следующем порядке: при поступлении денежных средств на счет подразделения 71, сумма увеличивается на субсчете подразделения, который соответствует фактическому получателю средств. При списании денежных средств с счета подразделения, сумма уменьшается на соответствующем субсчете. Периодически (например, раз в месяц) деньги возвращаются обратно на расчетный счет организации.

Для бухгалтерского учета по счету 71 необходимы следующие документы: расходные ордеры на выдачу денежных средств, акты о выполненных работах или оказанных услугах, служебные командировки, поступление денежных средств от подотчетных лиц.

Отражение операций с подотчетными лицами на счете 71

Операции, отражаемые на счете 71:

1. Выдача денежных средств подотчетным лицам. При этом создается задолженность по счету 71, а сумма выдачи уменьшается на счете 50-1 Касса или 51-1 Расчетный счет. Запись в журнале учета операций должна содержать сведения о получателе средств и цели выдачи.

2. Возмещение подотчетным лицам потраченных денежных средств. При возмещении создается запись об уменьшении задолженности на счете 71 и увеличении денежных средств на счете 50-1 или 51-1 в равной сумме.

3. Отражение расходов, связанных с использованием денежных средств подотчетных лиц. Если расходы связаны с предоставлением услуг, то сумма расходов уменьшается на счете 20 Основное производство. Если расходы связаны с расходами на содержание служебного транспорта, то сумма расходов уменьшается на счете 25 Расходы на содержание и эксплуатацию. В обоих случаях задолженность по счету 71 увеличивается.

4. Закрытие задолженности по счету 71. При закрытии задолженности по счету 71 создается запись об уменьшении задолженности на счете 71 и увеличении денежных средств на счете 50-1 или 51-1 в равной сумме.

Все операции по счету 71 должны быть документально оформлены и иметь подтверждающие документы, такие как служебные записки, расходные кассовые ордера, договоры и прочие. Это помогает обеспечить корректность и достоверность учетной информации.

Сроки и порядок предоставления отчетности по счету 71

Счет 71 Расчеты с подотчетными лицами используется для отражения взаиморасчетов с сотрудниками на предоставление им денежных средств для служебных нужд. В соответствии с действующим законодательством, предоставление отчетности по счету 71 осуществляется в определенные сроки и согласно установленному порядку.

Сроки предоставления отчетности

Организации обязаны представить отчетность по счету 71 в налоговые органы в течение 5 календарных дней после окончания отчетного периода. Отчетный период для счета 71 может быть выбран в соответствии с внутренними правилами организации, но не должен превышать одного месяца.

Кроме того, предоставление отчетности по счету 71 должно быть оформлено в виде бухгалтерского регистра, содержащего сведения о всех операциях с подотчетными лицами за отчетный период. Регистр должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером, заверен печатью и направлен в налоговый орган вместе с другими необходимыми документами.

Порядок предоставления отчетности

Для предоставления отчетности по счету 71 необходимо собрать следующие документы:

1. Реестр подотчетных лиц: в этом документе указываются ФИО сотрудников, им предоставленные денежные средства, сумма предоставленных средств, дата и цель предоставления.

2. Документы подтверждающие предоставление денежных средств: это могут быть служебные расходные ордера, кассовые ордера, договоры и другие документы, подтверждающие факт предоставления денежных средств подотчетным лицам.

3. Документы подтверждающие факт возврата неиспользованных средств: это могут быть акты сверки, отчеты подотчетных лиц о неиспользованных средствах, расписки о возврате средств и другие документы, подтверждающие факт возврата неиспользованных средств.

Все указанные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства и представлены в налоговый орган в установленные сроки.

Контроль и аудит расчетов с подотчетными лицами

Контроль и аудит расчетов с подотчетными лицами играют важную роль в обеспечении финансовой прозрачности и эффективного управления предприятием. Подотчетные лица, как правило, получают средства на использование в рамках определенных целей и должны предоставлять отчеты по расходам.

Контроль над расчетами с подотчетными лицами осуществляется с помощью специальных бухгалтерских счетов, в частности, счета 71 Расчеты с подотчетными лицами. Этот счет позволяет отслеживать все денежные операции, совершаемые с подотчетными лицами.

Основные задачи контроля и аудита расчетов с подотчетными лицами:

• Проверка правильности оформления документов, подтверждающих расчеты с подотчетными лицами;
• Анализ документов, свидетельствующих о целевом использовании средств;
• Сверка расчетов с подотчетными лицами с остатками по счету 71;
• Выявление и устранение ошибок и нарушений в процессе расчетов;
• Проверка соответствия расчетов с подотчетными лицами установленным нормативным требованиям и положениям;
• Оценка эффективности использования средств и достижения намеченных целей;
• Подготовка отчетов для руководства предприятия или внешних аудиторов.

Порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами:

Аудит расчетов с подотчетными лицами выполняется специалистами аудиторских компаний или внутренними аудиторами предприятия. Процесс аудита включает следующие этапы:

1. Подготовка плана аудита с учетом особенностей предприятия и его внутренних стандартов;
2. Сбор и анализ документации по расчетам с подотчетными лицами;
3. Проверка правильности заполнения документов и их соответствия установленным требованиям;
4. Оценка эффективности использования средств и достижения намеченных целей по расчетам с подотчетными лицами;
5. Обсуждение аудиторского отчета с руководством и предоставление рекомендаций по улучшению процесса расчетов с подотчетными лицами.

Таким образом, контроль и аудит расчетов с подотчетными лицами позволяют обеспечить четкость и прозрачность финансовых операций предприятия, а также эффективное использование средств.

Ответственность за нарушение правил ведения счета 71

Нарушение правил ведения счета 71 может привести к серьезным негативным последствиям для предприятия. Во-первых, несоблюдение правил может привести к потере денежных средств и имущества, предоставленных подотчетному лицу. В таком случае, организация может быть вынуждена покрыть убытки своими силами.

Во-вторых, неправильное ведение счета 71 может привести к нарушению налогового и финансового законодательства. Вследствие этого, организация может столкнуться с штрафами и налоговыми проверками. Кроме того, нарушения ведения счета 71 могут повлечь за собой привлечение к ответственности руководителя организации.

Для снижения рисков и повышения контроля над расчетами с подотчетными лицами необходимо строго соблюдать следующие правила:

1. Организация должна установить четкие правила ведения счета 71 и ознакомить с ними всех сотрудников, имеющих отношение к данному счету.

Только имея хорошее представление о правилах, сотрудники смогут правильно оформлять финансовые операции и избегать ошибок. Это также поможет установить ответственность за нарушения правил.

2. Организация должна организовать контроль и проверку правильности ведения счета 71.

Специалисты бухгалтерии должны регулярно проводить аудит счета 71 для выявления ошибок и нарушений. Данные проверки позволят своевременно идентифицировать проблемы и принять меры по их устранению.