Как правильно составить приказ об утверждении положения о персональных данных в соответствии с требованиями законодательства

Приказ об утверждении положения о персональных данных является важным документом, который регулирует порядок работы с персональными данными в организации. Данный приказ необходим для обеспечения законности и защиты прав субъектов персональных данных.

Всякое использование персональных данных должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством и регламентирующими документами. Положение о персональных данных определяет ответственность сотрудников организации за правильную обработку и защиту персональных данных.

Приказ об утверждении положения о персональных данных должен содержать следующую информацию:

1. Название организации и подразделение (если применимо), для которых утверждается положение о персональных данных;
2. Основание для утверждения положения о персональных данных, например, ссылка на действующее законодательство;
3. Цели сбора, обработки и использования персональных данных;
4. Перечень персональных данных, которые собираются и используются организацией;
5. Механизмы защиты персональных данных;
6. Сроки обработки и хранения персональных данных;
7. Права и обязанности сотрудников организации при работе с персональными данными;
8. Порядок рассмотрения и урегулирования споров, связанных с обработкой персональных данных;
9. Ответственность за нарушение положения о персональных данных;
10. Дата и подпись руководителя организации, утверждающего приказ.

Приказ об утверждении положения о персональных данных необходимо подписать руководителем организации перед началом использования персональных данных. Разработка и утверждение данного приказа являются важной частью организации, связанной с обработкой персональных данных, и требуют тщательного анализа и соблюдения всех необходимых правил и регламентов.

Основные положения

В данном Положении об утверждении персональных данных устанавливаются основные правила и процедуры, которые необходимо соблюдать при работе с персональными данными.

1. Определение понятия персональных данных

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), такая как фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес проживания, номер телефона, электронная почта и прочая информация, которую можно использовать для идентификации физического лица.

2. Цели сбора и обработки персональных данных

Сбор и обработка персональных данных осуществляется исключительно в целях, указанных в законодательстве и/или приказе руководителя организации. Персональные данные могут собираться и обрабатываться для выполнения трудового договора, оказания услуг, выполнения обязательств перед клиентами и партнерами, обеспечения безопасности и защиты прав субъектов персональных данных, а также выполнения иных законных целей, установленных законодательством.

3. Защита персональных данных

При работе с персональными данными необходимо обеспечивать их защиту в соответствии с требованиями законодательства и установленными правилами безопасности. Защита персональных данных может осуществляться путем установления специальных технических и организационных мер, контроля доступа к персональным данным, шифрования, а также обучения и контроля сотрудников, обрабатывающих персональные данные.

4. Права субъектов персональных данных

Субъекты персональных данных имеют определенные права, в том числе право на доступ к своим персональным данным, право на их исправление или удаление, право на ограничение обработки или противодействие обработке, а также право на передачу данных. Организацией должны быть обеспечены механизмы для осуществления и защиты прав субъектов персональных данных.

5. Ответственность

Руководитель организации несет ответственность за выполнение всех требований, установленных в данном Положении и связанных с обработкой персональных данных. Сотрудники организации также несут ответственность за соблюдение правил и процедур при работе с персональными данными и защиту их конфиденциальности.

Примечание: Все сотрудники организации должны ознакомиться с настоящим Положением и соблюдать его положения при работе с персональными данными. Нарушение требований Положения может повлечь за собой дисциплинарные и юридические последствия.

Цель и область применения

Основные задачи положения:

• Определение сферы деятельности организации, в которой осуществляется обработка персональных данных;

• Установление прав и обязанностей субъектов персональных данных, а также ответственных лиц, осуществляющих обработку данных;

• Установление требований и ограничений к обработке персональных данных, включая их сбор, хранение, использование и передачу.

Настоящее положение о персональных данных применяется ко всем сотрудникам организации, а также к третьим лицам, осуществляющим обработку персональных данных по поручению организации.

Определения

В целях данного положения нижеследующие термины имеют следующие значения:

1. Положение	– положение о персональных данных, утвержденное руководителем организации и определяющее порядок обработки персональных данных.
2. Персональные данные	– любая информация, относящаяся к идентифицированному или идентифицируемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
3. Оператор	– государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных.
4. Субъект персональных данных	– физическое лицо, к которому относятся персональные данные.
5. Обработка персональных данных	– любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Правовое регулирование

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ О персональных данных

Федеральный закон № 152-ФЗ устанавливает основные принципы и правила обработки персональных данных, а также определяет права и обязанности субъектов данных и операторов персональных данных. Закон также предусматривает ответственность за нарушение норм, установленных в области персональных данных.

2. Указ Президента Российской Федерации от 27 июня 2008 года № 607

Указ Президента РФ № 607 утверждает Положение о персональных данных, которое содержит подробные требования к обработке персональных данных. Положение устанавливает порядок работы с персональными данными, обязательные меры по их защите и права субъектов данных.

Обращаясь к форме приказа об утверждении положения о персональных данных, необходимо понимать, что она должна быть разработана с соблюдением требований указанных законодательных актов. Приказ должен четко определить ответственных лиц и их обязанности, процедуры работы с персональными данными и меры по обеспечению их защиты. Также форма приказа должна быть подписана соответствующими должностными лицами и иметь дату вступления в силу.

Законодательство РФ

1. Федеральный закон О персональных данных — устанавливает общие принципы обработки персональных данных, права и обязанности операторов и субъектов персональных данных.

2. Закон О защите прав потребителей — определяет правила и порядок обработки персональных данных потребителей, защищает их права на приватность и конфиденциальность информации.

3. Трудовой кодекс РФ — предусматривает нормы, касающиеся обработки персональных данных работников, контроль за соблюдением требований по защите персональных данных.

Вышеперечисленные законы предоставляют защиту персональных данных на территории Российской Федерации, а также регулируют процедуры обработки персональных данных и установление ответственности в случае их нарушения.

Указания и рекомендации

Для правильного оформления и утверждения положения о персональных данных следует руководствоваться следующими указаниями и рекомендациями.

1. Определение цели обработки персональных данных

Перед началом разработки положения о персональных данных необходимо четко определить цели обработки. Указать цели исключительно специфически и конкретно, чтобы избежать двусмысленностей и недостаточной информации.

2. Включение обязательных положений

При разработке положения о персональных данных необходимо учесть все обязательные положения, предусмотренные законодательством о защите персональных данных. Обязательно включите в положение указания о правовых основаниях сбора и обработки персональных данных, порядке доступа к ним и способе их защиты.

Также рекомендуется включить в положение политику по обработке персональных данных, информацию о правах субъекта персональных данных и порядке их осуществления, а также механизмы и сроки хранения персональных данных.

3. Проведение аудита и рассмотрение комментариев

До окончательного утверждения положения о персональных данных необходимо провести аудит существующих систем обработки персональных данных и проверить их соответствие требованиям законодательства. Также рекомендуется получить комментарии и отзывы заинтересованных сторон, внести необходимые изменения и учесть их при составлении окончательной версии положения.

Заключение:

Соблюдение указаний и рекомендаций при разработке и утверждении положения о персональных данных обеспечит правильную обработку персональных данных и защиту интересов субъектов персональных данных.

Субъекты и обязанности

В соответствии с положением о персональных данных, следующие субъекты имеют права и обязанности:

Субъект данных	Обязанности
Администратор персональных данных	Определить цели сбора и обработки персональных данных, уведомить субъектов о таких целях, согласовать субподрядчиков и третьих лиц, защитить персональные данные от несанкционированного доступа.
Субподрядчики и третьи лица	Обработать персональные данные только в соответствии с указаниями администратора, обеспечить безопасность персональных данных, не передавать их третьим лицам без разрешения администратора.
Субъекты данных	Предоставить точные и актуальные персональные данные, использовать предоставленные им способы обработки и защиты данных.

Работодатель

Работодатель обязан обеспечить конфиденциальность персональных данных работников и принимать все необходимые меры для их защиты от несанкционированного доступа, разглашения и повреждения. Работодатель также должен ознакомить работников с положением о персональных данных, установить ответственность за нарушение правил работы с персональными данными и провести инструктаж по их использованию.

Работодатель имеет право на обработку персональных данных своих работников только в случаях, предусмотренных законодательством и при наличии согласия работников на обработку их персональных данных. Работодатель должен предоставить работникам доступ к их персональным данным, а также возможность вносить изменения и исправления в свои персональные данные, если они являются неполными, неточными или устаревшими.

Сотрудники

В положении о персональных данных содержится информация о сотрудниках в организации. Данные сотрудников могут включать следующую информацию:

1. ФИО сотрудника

• Имя
• Фамилия
• Отчество (при наличии)

2. Контактная информация

• Адрес проживания
• Номер телефона
• Адрес электронной почты

Эта информация несет конфиденциальный характер и обрабатывается организацией в соответствии с законодательством о защите персональных данных.

Сотрудникам гарантируется конфиденциальность и защита их персональных данных. Организация обязуется не разглашать эти данные третьим лицам без письменного согласия сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Сотрудники могут запросить доступ к своим персональным данным, а также внести изменения или удалить свои данные, если это предусмотрено законодательством. Организация обязуется предоставить такую возможность.

Процедура сбора и обработки персональных данных

Компания Название компании собирает и обрабатывает персональные данные в соответствии с требованиями действующего законодательства о защите персональных данных.

Сбор персональных данных

При сборе персональных данных, компания Название компании осуществляет следующие действия:

1. Определение целей и оснований для сбора данных;
2. Информирование субъектов персональных данных о целях сбора, способах их обработки, а также о правах, предоставляемых законодательством;
3. Сбор персональных данных только в необходимом и достаточном объеме для достижения указанных целей;
4. Проверка достоверности и актуальности предоставленных персональных данных, при необходимости — запрос дополнительной информации;
5. Соблюдение процедуры получения согласия субъектов персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством;

Обработка персональных данных

При обработке персональных данных, компания Название компании соблюдает следующие принципы:

• Законность и справедливость обработки персональных данных;
• Ограничение обработки персональных данных только целями, заранее определенными и согласованными с субъектами данных;
• Точность, полнота и актуальность персональных данных;
• Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта данных, не дольше, чем это необходимо для достижения целей их обработки;
• Обработка персональных данных только с согласия субъектов данных или в случаях, предусмотренных законодательством;
• Обеспечение сохранности персональных данных и предотвращение их несанкционированного доступа, изменения или распространения.

Передача персональных данных третьим лицам

Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только с согласия субъектов персональных данных или в случаях, предусмотренных законодательством. При передаче персональных данных третьим лицам, компания Название компании обеспечивает достаточные меры защиты данных, включая заключение договоров и контроль выполнения обязательств третьими лицами по обработке персональных данных.

Примечание: При сборе и обработке персональных данных допускается использование автоматизированных средств, в том числе средств передачи информации через сеть Интернет.

Согласие

Данное положение о персональных данных содержит информацию о целях сбора, обработки и использования персональных данных.

1. Субъект персональных данных своим добровольным действием, ознакомившись с данной информацией, дает свое явное и безусловное согласие на обработку его персональных данных в соответствии с указанными в данном положении целями и способами обработки.

2. Субъект персональных данных имеет право:

• ознакомиться с персональными данными, относящимися к нему, и их источником;
• получить информацию о условиях доступа к персональным данным, в том числе информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, в случае если таковая передача осуществляется;
• получить информацию о сроках обработки его персональных данных, в том числе о сроках их хранения;
• получить доступ к своим персональным данным и внести соответствующие изменения или дополнения, а также заблокировать или уничтожить свои персональные данные, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• в случае отзыва согласия на обработку персональных данных, получить уведомление об отзыве соответствующего согласия;
• совершать иные действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных в любое время посредством направления письменного уведомления Администрации.

4. Администрация обязуется обрабатывать персональные данные субъекта персональных данных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и обеспечивать их защиту от несанкционированного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования и распространения.

Правила обработки

1. Персональные данные сотрудников организации обрабатываются с соблюдением требований действующего законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных.

2. Обработка персональных данных осуществляется только с согласия сотрудников или в случаях, предусмотренных законом.

3. Сбор и обработка персональных данных должны осуществляться только в целях, оговоренных в положении о персональных данных.

4. Персональные данные сотрудников должны быть достоверными и актуальными. В случае изменения персональных данных, сотрудники обязаны незамедлительно информировать ответственное лицо организации.

5. Персональные данные сотрудников хранятся в защищенном виде и доступ к ним имеют только уполномоченные лица, осуществляющие обработку данных.

6. Обработка персональных данных сотрудников осуществляется с использованием компьютерной техники и программного обеспечения, которое обеспечивает надежную защиту данных от несанкционированного доступа и уничтожения, а также от случайной потери.

7. При обработке персональных данных сотрудников соблюдаются принципы конфиденциальности и неразглашения информации третьим лицам без согласия сотрудников, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством.

8. Персональные данные сотрудников не передаются за пределы Российской Федерации без согласия сотрудников, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации.

9. Персональные данные сотрудников будут сохранены до момента прекращения трудовых отношений с сотрудниками или до получения согласия сотрудников на их удаление, в случае если прекращение обработки персональных данных допускается досрочно.

10. При утрате персональных данных сотрудников или обнаружении несанкционированного доступа к данным, ответственное лицо организации обязано незамедлительно принять меры по восстановлению доступа к данным, прекратить обработку персональных данных и оповестить сотрудников и уполномоченный орган по защите персональных данных.

11. Все работники, имеющие доступ к персональным данным сотрудников, обязаны соблюдать правила обработки и конфиденциальности персональных данных, а также пройти обучение по вопросам защиты персональных данных.

В случае нарушения правил обработки персональных данных сотрудников, ответственные лица организации несут дисциплинарную, гражданско-правовую и/или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Ответственность за нарушение

Ответственность за нарушение положений о персональных данных определяется в соответствии с действующим законодательством.

Организация, осуществляющая обработку персональных данных, несет ответственность за:

• Несоблюдение требований закона о персональных данных;
• Несанкционированный доступ к персональным данным;
• Утрату или уничтожение персональных данных;
• Невыполнение обязанностей по обеспечению безопасности персональных данных.

Ответственность может включать:

• Материальную ответственность, включая выплату штрафов, возмещение ущерба и компенсацию потерь;
• Административную ответственность в виде административных санкций;
• Гражданско-правовую ответственность, включая возмещение морального вреда;
• Уголовную ответственность в случаях нарушения законодательства о персональных данных.

При нарушении требований о персональных данных могут быть применены иные меры ответственности, предусмотренные законодательством.

Сотрудники организации, которые имеют доступ к персональным данным, также несут ответственность за сохранение конфиденциальности и безопасности персональных данных в соответствии с установленными правилами и направлениями руководителя организации.

Нарушение положений о персональных данных может привести к дисциплинарным мерам вплоть до прекращения трудового договора.