Форма приказа о защите персональных данных работников — основные правила и шаблон для организации

Приказ о защите персональных данных работников

В основе современных организаций лежит информационная система, в которой содержатся персональные данные сотрудников. С целью обеспечения безопасности и конфиденциальности таких данных, необходимо разработать и внедрить процедуры и политику защиты персональных данных.

Персональные данные сотрудников являются ценным ресурсом организации и включают в себя информацию о сотрудниках, включая их фамилию, имя, адрес проживания, номер телефона, адрес электронной почты, данные паспорта и другие сведения, идентифицирующие сотрудника.

Для защиты персональных данных и обеспечения их безопасности, руководитель организации издаёт приказ о защите персональных данных работников. Данный приказ разрабатывается в соответствии с требованиями закона и определяет правила пользования персональными данными, а также процедуры и меры по их защите.

Форма приказа о защите персональных данных работников

Приказ № [номер приказа]

Дата: [дата приказа]

Общие положения

1. Целью данного приказа является установление правил и мер по защите персональных данных всех работников компании [название компании].

2. Данный приказ распространяется на всех сотрудников, включая руководителей и временных работников.

Основные положения

1. В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных», все работники компании обязаны осуществлять защиту персональных данных работников.

2. Персональные данные работников могут быть получены и обрабатываться только в рамках выполнения трудовых обязанностей, установленных трудовым договором.

3. Обращение с персональными данными работников должно производиться в соответствии с принципами конфиденциальности, а также требованиями Закона Российской Федерации «О персональных данных».

4. Работники несут ответственность за сохранность и неразглашение персональных данных работников, полученных ими в рамках своей деятельности.

Подпись руководителя: ____________________

[должность руководителя] [ФИО руководителя]

Подпись работника: ____________________

[должность работника] [ФИО работника]

Содержание:

• Введение
• Область применения
• Цели и задачи
• Определения и сокращения
• Ответственность за защиту персональных данных
• Принципы защиты персональных данных
• Способы защиты персональных данных
• Обеспечение безопасности персональных данных
• Порядок разграничения доступа к персональным данным
• Обязанности работников по защите персональных данных
• Порядок рассмотрения и урегуливания нарушений защиты персональных данных
• Заключительные положения

Общие положения

Цель и задачи приказа

Основной целью приказа является установление механизмов защиты персональных данных работников, обеспечение их конфиденциальности и предотвращение несанкционированного доступа к ним.

Задачи приказа:

1. Установление порядка хранения и передачи персональных данных.
2. Определение прав и обязанностей сотрудников, связанных с обработкой персональных данных.
3. Регулирование порядка доступа к персональным данным внутри организации.
4. Установление ответственности за нарушение требований по защите персональных данных.

Принципы защиты персональных данных

Приказ основан на следующих принципах работы с персональными данными:

• Законность и справедливость — обработка персональных данных должна быть осуществлена в соответствии с законодательством и законными интересами работников.
• Целесообразность и обоснованность — обрабатываемые персональные данные должны отвечать определенным целям и быть обоснованными для достижения этих целей.
• Недопустимость собирательного характера обработки — обработка персональных данных должна быть ограничена только теми данными, которые необходимы для достижения целей обработки.
• Конфиденциальность — обязательство охраны конфиденциальности персональных данных работников должно быть обеспечено.

Цель и задачи приказа

Задачи, которые ставятся приказом о защите персональных данных работников:

1. Создание правовых и организационных условий для эффективной защиты персональных данных сотрудников.
2. Разработка и реализация политики защиты персональных данных, которая определяет распределение ответственности за обработку данных, установление контроля доступа к данным и предусмотрение механизмов обеспечения безопасности.
3. Обучение сотрудников основам защиты персональных данных, ознакомление их с положениями приказа и требованиями законодательства в этой области.
4. Установление порядка документирования и регистрации доступа к персональным данным, а также контроля их использования и передачи.
5. Организация контроля за соблюдением политики защиты персональных данных и реагирование на нарушения.
6. Прием мер по обеспечению безопасности персональных данных при передаче их третьим лицам или в другие страны, в соответствии с требованиями законодательства.
7. Постоянное улучшение системы защиты персональных данных и обновление политики в соответствии с изменениями в законодательстве и технологиях.

Приказ о защите персональных данных работников направлен на обеспечение прозрачности и ответственности в отношении обработки персональных данных, а также на создание условий для защиты прав сотрудников на конфиденциальность и безопасность их информации.

Перечень персональных данных, подлежащих защите

Для обеспечения защиты персональных данных работников необходимо определить перечень таких данных, которые требуют особой охраны и конфиденциальности.

В таблице ниже представлен перечень персональных данных, подлежащих защите:

№ п/п	Наименование персональных данных
1	Фамилия, Имя, Отчество работника
2	Дата рождения работника
3	Адрес проживания работника
4	Номер телефона работника
5	Паспортные данные работника (серия и номер паспорта)
6	ИНН работника
7	СНИЛС работника
8	Медицинские данные работника
9	Банковские реквизиты работника

Данная информация является конфиденциальной и может быть использована только в рамках согласованных целях и в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных.

Ответственные за защиту персональных данных

Основными задачами ответственных за защиту персональных данных являются:

• Разработка и внедрение политики защиты персональных данных — ответственные лица должны разработать и внедрить правила и процедуры для обработки и хранения персональных данных работников, а также обеспечить их соблюдение.
• Контроль соблюдения — ответственные лица должны регулярно осуществлять контроль за соблюдением политики защиты персональных данных, в том числе проверять соответствие действующим нормам и требованиям законодательства.
• Обучение сотрудников — ответственные лица должны проводить обучение и информирование сотрудников о правилах и мероприятиях по защите персональных данных, а также об обязательстве соблюдать политику защиты персональных данных.
• Обработка запросов и жалоб — ответственные лица должны обрабатывать запросы и жалобы от работников по вопросам защиты и обработки их персональных данных, а также принимать меры по устранению нарушений.
• Сотрудничество с контролирующими органами — ответственные лица должны взаимодействовать с контролирующими органами для предоставления информации и документов при проверках и расследованиях в области защиты персональных данных.

Ответственные за защиту персональных данных являются ключевыми фигурами в обеспечении безопасности персональных данных работников. Их роль состоит в разработке, внедрении и контроле политики защиты данных, обучении сотрудников и взаимодействии с контролирующими органами.

Меры безопасности при работе с персональными данными

Работа с персональными данными требует особой осторожности и защиты. Для обеспечения надежной безопасности информации и соблюдения законодательства о защите персональных данных необходимо принимать ряд мер предосторожности.

1. Ограничение доступа

Одной из основных мер безопасности является ограничение доступа к персональным данным. Весь персонал, работающий с такой информацией, должен иметь соответствующие полномочия и знать, какие данные он может обрабатывать.

2. Шифрование данных

Для обеспечения конфиденциальности персональных данных необходимо шифровать информацию при ее передаче и хранении. Использование криптографических алгоритмов поможет предотвратить несанкционированный доступ и утечку информации.

Дополнительные меры безопасности могут включать резервное копирование данных, установку антивирусного программного обеспечения, регулярное обновление системы и обучение персонала правилам обработки персональных данных.

Порядок доступа к персональным данным

Доступ к персональным данным работников предоставляется только лицам, уполномоченным на их обработку и при условии соблюдения необходимых мер безопасности и конфиденциальности.

Уполномоченные лица

К персональным данным работников имеют доступ следующие лица:

• Руководители структурных подразделений организации, для осуществления контроля над персоналом и выполнения служебных обязанностей.
• Отдел кадров и специалисты по защите персональных данных, для обработки персональных данных работников в рамках своей компетенции.
• Сотрудники службы безопасности, если это требуется в целях обеспечения безопасности предприятия или выявления злоупотреблений.

Меры безопасности и конфиденциальности

Для обеспечения безопасности и конфиденциальности персональных данных работников, доступ к ним предоставляется только после прохождения специального обучения.

Уполномоченные лица обязуются:

• Хранить доступ к персональным данным в строжайшем порядке конфиденциальности и не разглашать его третьим лицам.
• Использовать персональные данные только в целях, определенных законодательством и внутренними положениями организации.
• Применять необходимые технические и организационные меры для защиты персональных данных от несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или распространения.

Порядок обработки персональных данных

Обработка персональных данных работников осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации О персональных данных и другими нормативными актами, регулирующими данную сферу. При обработке персональных данных работников должны соблюдаться следующие основные принципы:

1. Законность и справедливость обработки персональных данных. Обработка персональных данных работников осуществляется только с их согласия и в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2. Целесообразность обработки персональных данных. Обработка персональных данных работников допускается только при наличии конкретных и законных целей, определенных работодателем.
3. Соответствие целей обработки персональных данных собранным и предназначенным для обработки персональным данным. Работодатель должен собирать только те персональные данные, которые необходимы для достижения заданных целей обработки, и не должен использовать их для других целей без получения дополнительного согласия работника.
4. Ограничение обработки персональных данных. Работодатель должен обрабатывать персональные данные работников только в объеме, необходимом для достижения заданных целей обработки.
5. Сохранение точности персональных данных. Работодатель должен принимать все необходимые меры для обеспечения точности и достоверности персональных данных работников.

В случае изменения персональных данных работника, работодатель обязан обновить их в соответствующей документации.

Обработка персональных данных работников должна осуществляться с использованием средств автоматизации, за исключением случаев, когда это необходимо для достижения целей обработки или требуется законодательством Российской Федерации.

Период хранения персональных данных

Компания обязуется хранить персональные данные работников только в течение необходимого срока согласно законодательству и целям обработки данной информации.

Срок хранения персональных данных может варьироваться в зависимости от конкретных обстоятельств и целей их обработки.

Определение срока хранения данных

При определении срока хранения персональных данных, компания учитывает следующие факторы:

• цель обработки персональных данных;
• сроки, установленные законодательством для хранения определенных видов документов;
• требования организаций-участников, предоставивших персональные данные;
• необходимость сохранения исторических данных в целях аудита, учета или других законных целей.

Компания обязуется не хранить персональные данные дольше, чем это необходимо. По истечению срока хранения, компания обязуется удалить или обезличить персональные данные работников, если иное не предусмотрено законодательством или необходимо для иных законных целей.

Соблюдение нормативных требований

Компания осуществляет контроль за сроками хранения персональных данных работников для обеспечения их актуальности и соответствия требованиям законодательства.

В случае изменения нормативных требований, компания обязуется привести сроки хранения персональных данных работников в соответствие с новыми положениями закона в срок, установленный законодательством.

Порядок уничтожения персональных данных

Порядок уничтожения персональных данных должен быть определен и документирован в организации, с учетом требований законодательства о персональных данных.

Внутренний приказ о порядке уничтожения персональных данных должен содержать следующую информацию:

• Определение процесса уничтожения – указание на методы и инструменты, используемые для уничтожения персональных данных. Например, физическое уничтожение бумажных документов или электронное удаление данных с носителей.
• Сроки уничтожения – указание на период, в течение которого будет происходить уничтожение персональных данных. Данный срок должен быть обоснован и рассчитан с учетом требований законодательства.
• Ответственность за уничтожение – назначение ответственного лица или подразделения, которые будут осуществлять процесс уничтожения персональных данных. Данное лицо или подразделение должны быть проинструктированы и иметь права доступа и возможности для выполнения данной процедуры.
• Документация и отчетность – указание на требования к документированию процесса уничтожения персональных данных, а также отчетности о проведенных действиях по уничтожению.
• Обеспечение безопасности – необходимость принятия мер для защиты персональных данных во время процесса уничтожения, включая средства и методы предотвращения несанкционированного доступа к данным.

Кроме того, порядок уничтожения персональных данных должен быть известен и доступен для всех сотрудников, ответственных за обработку персональных данных. Они должны быть проинструктированы и контролироваться в процессе выполнения установленных требований по уничтожению данных.

Ответственность за нарушение приказа

Нарушение приказа о защите персональных данных работников может повлечь за собой серьезные последствия для предприятия и его сотрудников. В соответствии с действующим законодательством о персональных данных, работодатель и его представители несут ответственность за обеспечение защиты конфиденциальной информации сотрудников.

В случае нарушения приказа, работодатель может быть подвержен административным и судебным взысканиям. Административная ответственность может включать штрафные санкции, проверки со стороны контролирующих органов и возможность применения иных мер дисциплинарного характера. Кроме того, сотрудники, нарушившие приказ, могут быть привлечены к административной ответственности.

Помимо этого, нарушение приказа может повлечь за собой возмещение материального и морального ущерба, причиненного работникам вследствие неправомерного доступа, утечки или передачи их персональных данных. Такое возмещение может быть требованием непосредственно от работодателя или через судебный иск.

Ответственность за нарушение приказа о защите персональных данных является одной из ключевых мер, направленных на обеспечение безопасности и конфиденциальности информации сотрудников. Работодатели должны придерживаться установленных правил и требований, чтобы избежать неблагоприятных последствий.