Как заполняется трудовая книжка — требования к ведению документа

Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: "Как заполняется трудовая книжка — требования к ведению документа" от профессионалов для занятых людей. Здесь все полностью и досконально расписано. Если вы не нашли ответа на ваш вопрос, то вы всегда можете обратиться к нашему дежурному специалисту.

Оформление трудовой книжки. Общие требования

Справочник практикующего юриста по трудовому праву
А.В.Сутягин, В.А.Ершов, И.А.Толмачев
«ГроссМедиа», 2008
«Росбух», 2008
Источник: СПС Консультант+

Рассмотрение порядка ведения трудовых книжек представляется целесообразным начать с общих требований к оформлению записей. Эти требования распространяются на:

Технику оформления записей;

Язык оформления записей;

Оформление отдельных элементов записей.

К основным требованиям по оформлению трудовых книжек относятся:

— технические требования к оформлению записей;

— требования к языку записей;

— требования к составу записей;

— требования к содержанию записей;

— требования к оформлению отдельных элементов.

Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). В соответствии с п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно — перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Это требование не является формальным. Выбор технического средства записи, а также способа фиксации информации в составе записи обусловлен необходимостью ее предохранения от порчи — например, вследствие выцветания пасты (чернил), их растекания по поверхности бумаги вследствие избыточного воздействия влаги или (и) температуры.

Трудовая книжка используется не только в период трудовых отношений, но и после их окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, относит трудовые книжки работников к числу документов по личному составу (кадрам), предельный срок хранения которых согласно Федеральному закону от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» определен в 75 лет.

Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке без каких-либо сокращений. В частности, следует писать полностью слова «приказ» (а не «пр.»), «распоряжение» (а не «расп.»), «переведен» (а не «пер.»), «назначен» (а не «назн.») и т. д.

Наконец, еще одно существенное техническое требование к записям в составе разделов документа зафиксировано в п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Это требование предусматривает наличие у каждой записи своего порядкового номера в пределах соответствующего раздела. То есть каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна иметь очередной порядковый номер.

Требования к языку оформления записей вытекают из соответствующих положений Правил ведения и хранения трудовых книжек. Согласно п. 6 Правил в общем случае трудовые книжки должны вестись на государственном языке Российской Федерации. В том случае, однако, если предприятие осуществляет свою деятельность на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, ведение трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации производиться и на государственном языке этой республики. Таким образом, каждая вносимая в трудовую книжку запись должна воспроизводиться сначала на русском языке, а затем — на государственном языке соответствующей республики.

Требования к составу записей закреплены в положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые, в свою очередь, базируются на соответствующих положениях ТК РФ. Правила предусматривают внесение в трудовую книжку следующих видов записей (сведений):

Записи (сведения) о работнике;

Записи (сведения) о работе;

Записи (сведения) о награждении.

Заметим, что это требование нашло свое отражение и в форме бланка трудовой книжки, в которой для внесения перечисленных видов записей предусмотрены соответствующие листы (разделы).

Сведения о работнике включают сведения о фамилии, имени и отчестве работника, а также сведения об образовании, профессии, специальности работника. Эти сведения фиксируются на титульном листе трудовой книжки. В свою очередь, сведения о работе, которые фиксируются в разделе «Сведения о работе», можно подразделить на:

Сведения о выполняемой работником работе (трудовой функции);

Сведения о переводе работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю);

Сведения о прекращении трудового договора с работником (его увольнении);

Иные сведения о работе, внесение которых в трудовую книжку предусмотрено законодательством, иными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами.

Уточним, что к числу последних в соответствии с Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек могут быть отнесены:

Сведения о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т. п.);

Сведения об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;

Сведения о работе по совместительству;

Сведения о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;

Сведения о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;

Сведения о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;

Сведения о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Сведения о награждении подлежат фиксации в разделе «Сведения о награждении» и включают:

Сведения о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

Сведения о награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом предприятием или вышестоящими организациями (органами управления (власти));

Сведения о других видах поощрения работника, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, за исключением премий, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе.

Читайте так же:  Особенности материнского капитала в воронежской области и воронеже

Требования к содержанию записей также закреплены в соответствующих положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Не вдаваясь сейчас в подробности, обратим внимание уважаемых читателей на три общих требования, предъявляемых к содержанию записей, которые можно сформулировать следующим образом:

Полнота содержания записей, предполагающая включение в нее всех необходимых сведений (элементов), таких, в частности, как порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку, и т. д.;

Соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или) приказа (распоряжения) — например, приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, его переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника и т. п.;

Соответствие записей фактическому положению дел, в том числе в случаях, когда по тем или иным обстоятельствам в ранее оформленные записи вносятся изменения (исправления).

Подчеркнем, что наличие документального основания для внесения записи соответствующего содержания в трудовую книжку является обязательным. На том, какие именно документы выполняют роль такого основания, мы остановимся чуть позже.

Подытоживая характеристику требований к оформлению записей в трудовой книжке, скажем несколько слов о требованиях, установленных в отношении оформления отдельных элементов соответствующих записей. Поясним, что эти требования регламентируют порядок оформления некоторых сведений в составе записей о работнике, а также дат, заверительных надписей и некоторых иных видов записей (в частности, записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее), вносимых в трудовую книжку.

Так, фамилия, имя и отчество работника вносятся в трудовую книжку в именительном падеже, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Аналогичные правила распространяются и на порядок внесения в трудовую книжку сведений о дате рождения работника.

Что касается оформления дат, то в соответствии с п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек записи дат во всех разделах документа должны производиться арабскими цифрами. При этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год — четырехзначным числом, отделяемыми друг от друга точками.

Заверительная надпись, вносимая в трудовую книжку на титульном листе при оформлении документа, должна включать только разборчивую личную подпись работника, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии. Подлинность подписи подлежит удостоверению оттиском печати.

Формулировки записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее должны в точности соответствовать формулировкам, указанным в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Уточним, что такие записи могут оформляться от руки либо посредством простановки штампа («Дубликат», «Взамен выдан дубликат», «Выдан вкладыш» и т. п.) с указанием серии и номера выданного документа на оригинале трудовой книжки.

Титульный лист трудовой книжки (не приводится).

А так выглядит раздел «Сведения о работе» (не приводится).

Общий вид раздела «Сведения о награждении» выглядит так (не приводится).

Вкладыш в трудовую книжку должен выглядеть так (не приводится).

Правила ведения трудовых книжек

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути — это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2019 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2019 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Содержание и правила

Номер по порядку

Должен быть у каждой записи

Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)

Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки

Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми

Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)

Строгое соответствие записи приказу

Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа

Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии

[3]

Ознакомление работников и заверение

Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются

Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Читайте так же:  До скольки лет можно ездить в лагерь детям

Сведения, указываемые в титульном листе:

  • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
  • дата рождения;
  • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
  • специальность указывается в именительном падеже;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

  • в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
  • затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
  • в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
  • обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Как и где должны храниться

Видео (кликните для воспроизведения).

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

  • сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
  • копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
  • копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
  • на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Правила оформления и ведения трудовых книжек, формирование личного дела

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

  • а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Читайте так же:  Какие выплачиваются пособия на детей в тульской области

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. (Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике).

Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

[1]

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

  • а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;
  • б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

  • а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
  • б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
  • в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. (Вкладыш без трудовой книжки недействителен).

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

личные карточки формы — Т-2;

лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

  • 1. Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. Заявление подписывается и датируется. Визируется руководителем.
  • 2. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.
  • 3. При положительном решении вопроса заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу. Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.
  • 4. Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки. Срок хранения приказов по личному составу и личных карточек (форма № Т-2) — 75 лет.

На всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение.

Таким образом, прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ.

Читайте так же:  Краевой материнский капитал в красноярском крае в рф

Требования к оформлению, заполнению трудовых книжек и их хранении

  • 1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
  • 2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
  • 3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Ведение трудовых книжек:

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а. фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б. образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

[2]

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству [2, ст.66].

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

  • — о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
  • — о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров

Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.

Читайте так же:  Категорирование транспортных средств для перевозки пассажиров в россии

Правила и образец оформления трудовой книжки в 2019 году

Трудовая книжка – это официальный документ, содержащий информацию о трудовой деятельности гражданина. С его помощью работодатель может оценить сотрудника, принять решение о его приеме на работу и произвести официальное трудоустройство. Трудовая книжка является основанием для назначения льгот, пособий и т.д.

Содержание трудовой книжки

Выдача трудовой книжки – это одна из обязанностей работодателя. На основании изданного им приказа назначается сотрудник, уполномоченный вести их учет и хранение. В случае утери документа, ответственность будет нести кадровый специалист, отвечающий за их ведение, либо сам работодатель.

В трудовую книжку заносятся сведения:

  • О работнике;
  • О работе, на которую он принят;
  • О переводах (внутри штата/за его пределы);
  • Об увольнении (по собственному желанию/в случае неисполнения трудовых обязанностей/при сокращении численности штата);
  • О поощрениях.

Важно, что правила оформления трудовой книжки 2019 года не подразумевают внесения в документ сведений о взысканиях в отношении гражданина. Исключением является взыскание в форме увольнения за неоднократное нарушение или неисполнение трудовых обязанностей.

Правила при оформлении трудовой книжки

Правила оформления трудовой книжки:

  1. Нумерация. Каждая запись, вносимая в документ, должна быть пронумерована в сквозном порядке.
  2. Язык. Все сведения, указываемые в трудовой книжке, вносятся на русском языке. Если работодателем является иностранный филиал (представительство), то текст должен быть продублирован на русском языке.
  3. Сокращения и даты. Запрещается использовать сокращения (исключением является сокращенное наименование работодателя). Все даты записываются в установленном формате – ДД. ММ. ГГГГ.

Вся вносимая в документ информация должна быть заверена печатью работодателя, иначе она не будет признана действительной. Для внесения записей разрешается использовать чернила синего, фиолетового или черного цвета.

Подробно про оформление трудовой книжки смотрите в видео

Внесение записи в трудовую книжку

Правильное оформление трудовой книжки:

  1. Титульный лист. Заполняется первым работодателем, включает следующие сведения:
    • Полные ФИО работника. Не допускается использование инициалов. В качестве образца работодателем может использоваться паспорт сотрудника, водительское удостоверение или военный билет;
    • Дату рождения;
    • Образование (на основании диплома либо аттестата);
    • Профессию, рабочую специальность;
    • Дату оформления. Писать необходимо числами, исключением является указание месяца – его можно прописать буквами;
    • Печать. Она необходимо для заверения указанных сведений.

  • Данные о трудовой деятельности гражданина. В этом разделе указывается информация о приеме его на должность, переводе на другую работу или увольнении. Страница содержит 4 графы:
    • Номер внесенной записи;
    • Дата её написания;
    • Наименование компании, занимаемая должность;
    • Реквизиты документа, являющегося основанием для записи.
  • Сведения о достижениях и полученных наградах. Указывается информация о присвоенных сотруднику званиях, получении грамот или дипломов и т.д. Важно, что они должны быть предусмотрены ТК РФ либо условиями коллективного договора. Содержание страницы:
    • Порядковый номер записи, дата её внесения;
    • Наименование работодателя, занимаемая сотрудником должность, вид его награждения;
    • Номер приказа, в соответствии с которым осуществляется поощрение, дата его составления.
  • Правила оформления трудовых книжек в 2019 году регламентируют порядок внесения записей о восстановлении в прежней должности, увольнении с места работы или смерти гражданина.

    Если сотрудник был уволен на незаконном основании, то он имеет право обращения с исковым заявлением в суд. При обнаружении достаточных оснований иск удовлетворяется, а работодатель обязан восстановить работника на той должности, с которой он был уволен. Для этого кадровый специалист аннулирует запись об увольнении из трудовой книжке.

    При расторжении трудового договора издается Приказ об увольнении работника. Его номер должен указываться в трудовой книжке, а дата издания совпадать с днем внесения соответствующей записи.

    Внесение отметки об увольнении сотрудника:

    • Дата расторжения договора (днем увольнения сотрудника является последний день, когда он выполняет рабочую функцию);
    • Информация о причинах увольнения. Если основанием является определенная статья ТК РФ , то на неё указывается ссылка;
    • Реквизиты Приказа об увольнении.

    Все перечисленные сведения удостоверяются печатью организации, подписью уполномоченного сотрудника и увольняемого работника.

    Если расторжение трудового договора происходит по причине смерти сотрудника, то в трудовой книжке указывается о прекращении его действия по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Документ должен содержать дату смерти в соответствии со Свидетельство о смерти. Поле, предназначенное для подписи работника, не заполняется.

    Исправление ошибок

    Требования к оформлению трудовой книжки соблюдаются не всеми работодателями, поэтому нередки ситуации, когда в документ вносятся ошибочные сведения.

    Порядок действий по их исправлению:

    1. Указание номера записи.
    2. Дата внесения информации.
    3. Запись о том, что ранее внесенные сведения не являются действительными.
    4. Указание достоверных данных.
    5. Реквизиты документа, используемого в качестве основания для исправлений.

    Зачеркивать неверно указанную информацию запрещается, необходимо сделать запись недействительной.

    Оформление вкладыша

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если свободные страницы в трудовой книжке закончились, потребуется вшить в неё специальный вкладыш. Его заполнение осуществляется аналогично с оформлением трудовой книжки, никаких отличий не имеется. Особенности вшивания вкладыша не установлены законодателем. Обычно работодателем используются для этого жесткие нити. Сам вкладыш крепится в конце трудовой книжки, затем заверяются печатью и используется для внесения информации.

    Как заполняется трудовая книжка — требования к ведению документа
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here