Как писать гарантийное письмо об оплате задолженности

Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: "Как писать гарантийное письмо об оплате задолженности" от профессионалов для занятых людей. Здесь все полностью и досконально расписано. Если вы не нашли ответа на ваш вопрос, то вы всегда можете обратиться к нашему дежурному специалисту.

Письмо-требование об оплате задолженности

Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.

Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

Функционал

Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:

  • Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
  • Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
  • Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
  • Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
  • Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».

На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.

Возможные санкции

Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами. Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств. Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд.

В ответ на письмо-требование от должника может поступить:

  • Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
  • Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
  • Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки. В этом случае существует лишь одна рекомендация – обращение в суд со всеми имеющимися на руках документами.

Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.

Элементы письма

Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.

Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.

Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.

В основной части документа в большинстве случаев прописывается:

  • Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
  • Какие организации участвовали.
  • Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
  • Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
  • Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.

При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.

В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.

Заключение

Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.

Сроки рассмотрения

Если от должника не поступает ответа на письмо-требование об оплате, то автоматически считается, что он его рассмотрел в течение 30 дней с момента фактического получения. Естественно, что есть доказательства вручения документа.

Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

  • Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
  • Какие существуют разновидности гарантийных писем?
  • Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

Читайте так же:  Как выглядит пример расчета налога усн доходы минус расходы

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

  • предложение совершить оплату услуг после их оказания;
  • предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

  • предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
  • сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

  • можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
  • если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
  • суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

  • объем ограничивает подробное описание условий;
  • невозможно определить все права и обязанности;
  • не оговариваются процедурные моменты;
  • не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

  • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
  • название организации-адресата;
  • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
  • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
  • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
  • данные отправителя;
  • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Тонкости оформления:

  • адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
  • обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
  • должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
  • реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
  • любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

Конкретные образцы гарантийных писем

Пример гарантийного письма на подтверждение задолженности

Генеральному директору
ООО «Специнвест»
Студенцову П.И.

о поставке товара

Исх. № 124/56н
12.09.2016 г.

Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от 10.09.2016 г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

ОАО «Бета-банк», г.Уфа
р/с № ххххххххх;
к/с ххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН ххххххх;
КПП хххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

Подтверждаем выполнение

Заверяя, что услуги или работа обязательно будут выполнены к означенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

Читайте так же:  Штраф за отсутствие прописки — когда взимается и в каком размере

Специфика оформления:

  • реквизиты стандартны;
  • особенности основного текста – обязательно расписать виды услуг (работ), четко указать временные рамки и гарантируемый объем;
  • должны быть указаны реквизиты документации, которая стала основанием для потенциальных работ или услуг (например, соглашение, договор и т.п.);
  • указать местонахождение и значимые характеристики объекта, на котором выполняется работа или оказываются услуги.

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

Директору
ООО «Терция»
Олиференко М.В.

О завершении ремонтных работ

Исх. № 124/1
05.05.2016 г.

Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.

В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

Генеральный директор
ООО «Мастеровой» (подпись) А.Ф.Закревский

Главный бухгалтер
ООО «Мастеровой» (подпись) С.Е. Резвых

Подтверждаем предоставление юридического адреса

Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

  • адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
  • обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
  • должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
  • следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения (адрес, площадь и пр.);
  • необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
  • гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).

Пример гарантийного письма на подтверждение намерений арендодателя

ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

О предоставлении юридического адреса

Г.Санкт-Петербург
18.10.2016 г.

ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

Вышеуказанное помещение принадлежит ООО «Мегаполис» на правах аренды (Договор аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.) с правом заключать договоры субаренды.

  • копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
  • копия Договора аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.
Видео (кликните для воспроизведения).

ООО «Мегаполис» (подпись) Р.Г.Самохваленко

Подтверждаем прием на работу

Данное гарантийное письмо составляется с учетом следующих особенностей:

  • указывается конкретное лицо или организация-адресат, но допустима и адресация «по месту требования»;
  • обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с Журналом регистрации корреспонденции;
  • наименование должности, на которую принимается человек с указанными личными данными (ФИО без сокращений);
  • прописываются основные моменты будущего трудоустройства (ставка, оклад, гарантии работодателя);
  • письмо можно передать в адресуемую организацию или доверить самому будущему сотруднику.

Пример письма с гарантией трудоустройства

О приеме на работу

Исх. № 634/78
14.07.2016 г.

Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.

ООО «Домашний учитель» обязуется предоставлять Алениковой П.С. официальную заработную плату в размере 65 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.

Генеральный директор
ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров

Главный бухгалтер
ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская

Ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности

Ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности

Письмо должно быть составлено в форме претензии, то есть обязательно содержать в себе просьбу или требование об оплате денежных средств либо о выполнении других действий, предусмотренных договором. Простое информационное письмо в данном случае не применяется, так как содержит только сообщение о долге.

К мерам взыскания непогашенной задолженности относятся: устное предупреждение, приостановка выполнения своих обязательств по договору, письменное уведомление о долге, обращение в коллекторское агентство, содержание собственного отдела по работе с проблемными клиентами, иск в суд. Все эти способы соответствуют действующему законодательству.

Гарантийное письмо об оплате задолженности

Наличие финансовых обязательств является обычным явлением. Но отношения между кредитором и заемщиком не всегда бывают обострены до предела. Нередко сторонам удается договориться о поэтапном погашении долга, в таком случае стороны подписывают определенного рода документы, закрепляющую данную договоренность. Одним из таких документов является гарантийное письмо об оплате задолженности. В данном документе должник гарантирует кредитору исполнение своих обязательств до определенного срока. Наиболее часто гарантийное письмо об оплате задолженности используют юридические лица между собой. Например: «Настоящим ООО «Одуванчик» гарантирует ООО «Крапива» оплату за поставку товара по накладной №156 от 01.01.2019 г. в размере пять миллионов рублей в срок до 10.10.2019 г.». Чаще всего данный документ используются в отношении договоров поставки, оказания услуг и т.д.

Также необходимо учесть, что гарантийное письмо об оплате задолженности является фактически согласием с долгом и его размером, поэтому его направляют только в случае, если факт или размер задолженности не носят спорный характер. В судебной практике наличие такого письма является основанием для вынесения положительного решения в сторону кредитора и оспорить наличие долго практически невозможно.

Как составить гарантийное письмо об оплате задолженности (образец)

  1. Для графиков характерна функция отдельных приложений. Ссылка на них должна присутствовать по основному документу.
  2. Упоминание времени обязательно не только для отправления платежей, но и формирования. При этом время, когда средства поступают на расчетный счет кредиторов, может быть другим. Разница находится в пределах между несколькими часами и днями.
  3. Без соблюдения сроков погашения не обойтись. Чтобы не формировались новые просрочки – надо заранее позаботиться о формировании соответствующих сумм.
  4. Номерное обозначение договора пишется там же, где и сведения по назначению платежей. Здесь должна присутствовать фраза «по гарантийному письму». Пени учитываются в общей сумме, либо оплачиваются отдельно. В назначении письма об этом тоже стоит сказать.
  • разработка бизнес-плана, когда юридическое лицо расширяется (чаще всего документ необходим контрагентам);
  • смена главного бухгалтера у юридического лица;
  • участие в конкурсах, тендерах, оформление дотаций от государства;
  • изменение юридического адреса, перерегистрация.
Читайте так же:  Как получить ветерана труда без наград — порядок оформления документов

Как оформляется гарантийное письмо об оплате

Если гарантийное письмо не имеет юридической силы, зачем тогда его составлять? Прежде всего, это письмо – элемент деловых отношений. И, если компания дорожит своей репутацией и не стремится разрушить отношения с партнером по сделке, гарантийное письмо считается необходимым условием для продолжения сотрудничества. Кроме того, гарантийное письмо на оплату служит, в частности:

Гарантии о соблюдении договоренностей между бизнес-партнерами

В имеющемся на сегодняшний момент законе о юридической форме гарантийного письма об оплате долга отсутствуют какие-либо строго сформулированные основы. Единственное, что нужно помнить, — это ясное, четкое и конкретное изложение намерений сторон, а наряду с ними, и условий выполнения данных гарантий. К ним относят сроки, качество и количество взятых обязательств.

  • номер и дата исходящего документа;
  • адресат, то есть лицо, которое получит письмо (нужно указать название организации и ФИО должностного лица). Обычно такое письмо составляют на имя лица, руководящего компанией;
  • наименование документа, но совсем необязательно писать «Гарантийное письмо», указав при этом лишь тему письма;
  • тело письма предполагает указание всех объемов и сроков, в которые организация должна исполнить взятые на себя обязательства.

Как писать гарантийное письмо об оплате долга

Направлять гарантийное письмо лучше почтой с уведомлением о вручении либо передавать лично в руки получателю, при этом нужно проследить, что документ зарегистрирован у получателю. Только в этом случае можно быть уверенным, что бумага дойдет до адресата, и дело о взыскании задолженности не перейдет в суд.

Обычно гарантийное письмо об оплате долга пишется в ответ на полученную претензию от лица, перед которым возник долг. В случае оплаты товара, поставщик направляет покупателю претензию о наличии просроченной задолженности. Покупатель, получив претензию, должен каким-либо образом на нее отреагировать, иначе может последовать иск в суд. Должник может погасить долг либо взять на себя обязательство оплатить долг в определенный срок. Во втором случае как раз и пишется гарантийное письмо.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности: как все правильно заполнить

Деловые отношения между физическими или юридическими лицами обычно регулируются разного рода договорами: о сотрудничестве, оказании услуг, поставке товара и пр. Если одна из сторон соглашения, а это обычно заказчик, не исполняет свои обязательства по договору и задерживает с оплатой, то направляет гарантийное письмо об оплате задолженности другому участнику договора (поставщику товаров или услуг). Что это за документ и каковы его правовая сила и задачи?

Письмо об уплате долга может быть передано лично, по почте или в электронном варианте. Ответ на письмо может содержать как согласие на предложение, так и отказ. Чаще всего перед составлением бумаги стороны заранее приходят к соглашению о пересмотре сроков оплаты, и такое письмо составляется уже по оговоренным условиям и служит подтверждением намерений обоих участников сделки.

Ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности

Одним из самых распространенных видов писем является гарантийное письмо об оплате задолженности, ведь ни для кого не секрет, что большая частьнаименование документа, но совсем необязательно писать «Гарантийное письмо», указав при этом лишь тему письма Реквизиты гарантийного письма об оплате задолженности.Тело письма следует писать так, чтобы исключалось двойное его толкование.

Пишется такое письмо должником обычно в ответ за письмо-напоминание или письмо-претензию. В гарантийном письме должник указывает. Гарантийное письмо об оплате задолженности — документ подтверждающий выполнение обязательств организации в установленные сроки и в полном объеме. Данный документ может быть написан от руки. Форма гарантийного письма об оплате задолженности. Гарантийное письмо об оплате задолженности составляется в простой письменной форме. Обязательных требований к его составлению законодательно не закреплено. Вопрос от Чугунова Л.Л.: Как правильно составить гарантийное письмо об оплате задолженности, образец Ответ: Гарантийное письмо довольно широко применяется в деловых отношениях предприятий, фирм, компаний. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Характеристики гарантийного письма об оплате задолженности

Сегодня многие организации идут на такой шаг, как составление этого документа, поскольку очень важным является получение клиента любым способом, а если у него в данный момент не имеется нужных денежных средств, это не будет являться причиной для прекращения отношений. Однако даже составление гарантийного письма все равно обладает определенным риском, поскольку все равно велика вероятность, что заемщик не сможет ответить по своим долгам. В результате придется обращаться для решения этого вопроса в суд, а это несет за собой некоторые траты, а также требует достаточно много времени. При этом важно помнить, что самого понятия гарантийного письма как такового нет, поэтому быть абсолютно уверенным в том, что судебное разбирательство будет выигрышным, невозможно. Также важно помнить, что этот документ будет обладать юридической силой только в случае, если будет правильно и грамотно составлен и оформлен, а для этого нужно знать некоторые нюансы.

Чаще всего гарантийное письмо составляется при ведении бизнеса, когда одна сторона передает другой определенное количество товара без его оплаты, а получить денежные средства за него она должна только после его реализации или некоторого времени. Чтобы быть уверенным, что деньги будут действительно возвращены, нужно составлять гарантийное письмо об оплате задолженности. За счет составления данного документам обеспечивается оперативное решение всех спорных вопросов по определенному вопросу, а также каждая сторона уверена в том, что сотрудничество является выгодным для нее. Гарантийное письмо об оплате задолженности обязательно подписывается обеими сторонами, что говорит о том, что они являются серьезно настроенными по отношению друг к другу.

Читайте так же:  Как правильно объявить себя банкротом физическому лицу перед банком

Гарантийное письмо образец об оплате задолженности за услуги

Письмо, предоставляющие гарантии оплаты долгов по графику Письмо, что указывает на гарантию оплаты задолженности, должно иметь указание точных сроков погашения за предоставленные товары или услуги.Если гарантийное письмо предполагает погашение задолженности по графику, то должен быть указан соответствующий график (в самом письме или в приложении к нему). При расчете между контрагентами другими механизмами и способами — пример расчетов должен быть указан в гарантийном письме. Гарантийное письмо можно назвать своего рода долговой распиской и соответственно можно предусмотреть начисление штрафных санкций (процентов), в случае просрочек и тогда в г письме указываются строки о возможном начислении процентов за просроченные платежи.
Ответ Гарантийное письма всегда следует в ответ на предыдущее письмо-претензию.

При некорректном составлении документа может возникнуть ситуация, при которой уведомление не будет иметь юридической силы Примеры Ниже представлены три наиболее распространенных примера оформления письма об оплате долговых обязательств: Пример №1 Уважаемый, Анатолий Сергеевич, Вынужден еще раз напомнить, что к 07.12.2019 Вы обязаны погасить имеющуюся задолженность по всем договорам подряда в полном размере. Если Вы не сможете осуществить это до указанной даты, то, пожалуйста, свяжитесь с директором Вашей компании и организуйте нам встречу. Надеемся на скорое решение возникших финансовых вопросов.
С уважением, Борис Романов. Пример №2 Уважаемый Антон Павлович, Убедительно просим Вас погасить имеющиеся долговые обязательства перед нашей компанией до 01.05.17 года. По состоянию на текущий момент сумма Вашей задолженности перед ООО «ИНОТЕХ» составляет 280 000 рублей.

Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности

Что такое гарантийное письмо об оплате долга

В российском законодательстве такое понятие отсутствует. Однако в деловом документообороте они довольно часто используются в различных ситуациях при необходимости уведомить контрагента о том или ином намерении. Пример гарантийного письма об оплате задолженности вы сможете скачать ниже.

Они могут представлять собой:

  • согласие заключить договор (акцепт);
  • предложение заключить договор (оферту);
  • уведомление о намерении выполнить просроченные обязательства;
  • запрос на перенос установленных сроков оплаты и др.

Правильно оформленные договоры, четко выражающие волю подписавшего его лица, принимаются судами в качестве доказательств.

По общему правилу образец гарантийного письма об оплате задолженности представляет собой документ, составленный в письменной форме и содержащий обязательство должника оплатить имеющийся долг перед контрагентом по заключенному ранее договору.

Когда составляется гарантийное письмо об оплате

Такой документ может быть составлен в следующих случаях:

  1. Если заказчик хочет уведомить поставщика о том, что в силу сложившихся финансовых обстоятельств не сможет своевременно перечислить денежные средства за поставленный товар (оказанные услуги) и обозначает срок, в течение которого такие платежи будут проведены. Документ не может рассматриваться как намерение изменить условия договора. Оно является для заказчика лишь способом удержать кредитора от предъявления исковых требований оплатить долг. Для поставщика это гарантия получения денежных средств в разумный срок.
  2. Если заказчик уже просрочил свое обязательство по выплатам и получил от поставщика претензию, такое послание может быть основанием для приостановления претензионной работы со стороны исполнителя. Однако за ним сохраняется право на истребование долга и неустойки. Принять или не принять предложение об отсрочке выплат является правом, а не обязанностью поставщика. В судебной практике такие официальные бумаги независимо от наличия ответа со стороны кредитора рассматриваются судами как подтверждение долга и как основание для прерывания течения срока исковой давности согласно ст. 203 ГК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.04.2008 № 14056/07).

Отметим, что наличие гарантии и согласия кредитора на перенос сроков не являются основанием для освобождения заказчика от гражданско-правовой и административной ответственности за нарушение срока выплат.

Пошаговая инструкция по составлению

Поскольку законодательно требований к такому документу не закреплено, принято руководствоваться традициями делового документооборота и судебной практикой. Рассмотрим пошагово, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Шаг 1. Составляем документ. В нем указываем следующие сведения:

  • реквизиты документа (номер, дата);
  • реквизиты сторон (организации-должника, организации-кредитора);
  • информация о договоре (номер, дата), предмет договора;
  • сумму, подлежащую уплате;
  • причины задержки выплат;
  • сроки погашения долга.

Шаг 2. Гарантийный документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Дополнительную весомость официальной бумаге придаст подпись главного бухгалтера.

Шаг 3. Составленный текст скрепляем печатью организации.

Шаг 4. Документ лучше всего направить поставщику по почте с уведомлением о получении.

[1]

Как составить гарантийное письмо об оплате задолженности (образец)?

В экономике и хозяйственной деятельности часто возникают ситуации, когда ту или иную информацию об отношениях стоит зафиксировать на бумаге. Письменные документы помогают узаконить финансовые отношения между физическими либо юридическими лицами.

Права и обязанности сторон прописываются в договорах. А вот любой образец гарантийного письма по оплате задолженности по договору составляется, когда обязательства не могут быть выполнены по той или иной причине. Рассмотрим пример, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

+7 (499) 450-39-61
Это быстро и бесплатно !

Особенности составления гарантийных писем

Гарантийным письмом называют документ, относящийся к деловому обороту. Он нужен для того, чтобы одна из сторон могла четко обозначить свои намерения и дать гарантии того, что то или иное действие будет выполнено. Обычно используют стандартный лист формата А4, но допустимо применение и так называемых фирменных бланков.

Когда пишется документ, то требуется учесть следующие аспекты:

  1. Обязательно наличие полного наименования бумаги.
  2. Не обойтись без города с датой написания, исходящего номера.
  3. Входящий номер потребуется при составлении ответов.
  4. Обязательно указание адресатов с ФИО руководителя и названием компании.
  5. Основная часть. Здесь описывается вся ситуация, с которой связана та или иная гарантия.
  6. При желании дополнительно указываются причины, по которым обязательство не было выполнено. Можно приложить документы-доказательства или сослаться на лица, ответственные за возникшую ситуацию.
  7. В конце всегда стоят подписи с заверением в виде печати. Руководитель компании ставит свое ФИО. Главный бухгалтер тоже должен подписаться.
Читайте так же:  На какой неделе уходят в декретный отпуск и сколько он длится

С юридической точки зрения, гарантийные письма являются документами одностороннего характера. В написании принимает участие только одно лицо – которое и оформляет бумагу первоначально. Но лучше заручиться и второй копией, где будут присутствовать подписи от второй стороны. Ведь потом этот документ может стать главным доказательством в пользу добросовестности должника.

Как указывается график погашения задолженности и график платежей

Лишь серьезные суммы задолженностей становятся причинами составления графиков или когда оплата осуществляется в несколько этапов. Такой график становится своеобразным приложением к основному письму. Этот документ является главным основанием, когда идет речь о погашении долгов.

Главное – заранее проанализировать, насколько возможно внести указанные даты в то или иное время. И только после этого составлять гарантийное письмо о погашении задолженности с графиком платежей.

Вот лишь некоторые факторы, к которым следует присмотреться при составлении графиков:

[3]

  1. Для графиков характерна функция отдельных приложений. Ссылка на них должна присутствовать по основному документу.
  2. Упоминание времени обязательно не только для отправления платежей, но и формирования. При этом время, когда средства поступают на расчетный счет кредиторов, может быть другим. Разница находится в пределах между несколькими часами и днями.
  3. Без соблюдения сроков погашения не обойтись. Чтобы не формировались новые просрочки – надо заранее позаботиться о формировании соответствующих сумм.
  4. Номерное обозначение договора пишется там же, где и сведения по назначению платежей. Здесь должна присутствовать фраза «по гарантийному письму». Пени учитываются в общей сумме, либо оплачиваются отдельно. В назначении письма об этом тоже стоит сказать.

Из дополнительных допустимых пунктов – реквизиты расчетного счета, который становится источником поступления средств. Главное – чтобы оплата была своевременно видна самому кредитору.

Ознакомиться с образцом гарантийного письма с графиком погашения задолженности вы можете по ссылке.

Предоставление справки об отсутствии задолженности

В данном случае просто констатируется факт того, что задолженности отсутствуют. Например, перед государственными и контролирующими органами. Сами справки становятся своего рода подтверждением чистоты и безопасности второй стороны, участвующей в какой-либо сделке.

Они могут понадобиться при следующих обстоятельствах:

  • разработка бизнес-плана, когда юридическое лицо расширяется (чаще всего документ необходим контрагентам);
  • смена главного бухгалтера у юридического лица;
  • участие в конкурсах, тендерах, оформление дотаций от государства;
  • изменение юридического адреса, перерегистрация.

Справки выдаются налоговыми службами либо банками. В любом случае они наделены официальной юридической силой. Любой образец письма о рассрочке задолженности предполагает использование тех же правил.

Как составить ответ на гарантийное письмо об оплате долга

Достаточно редко возникает необходимость написать ответ на гарантийное письмо о погашении задолженности. Это действие не обязательно, если:

  • долг был погашен в сроки, оговоренные заранее;
  • организовано сотрудничество с постоянными клиентами.

Но в следующих ситуациях ответы становятся обязательными:

  • сроки погашения прошли, а средства так и не поступили;
  • должник сталкивается с назначением штрафных санкций.

Обращение в суд считается крайним вариантом ответа. Это актуально, если контрагент точно отказывается выполнять условия, о которых ранее говорилось. Документ в любом случае наделяется юридической официальной силой. Он принимается судом к рассмотрению, если имеется первоначальный договор, и при совпадении всех данных с реальностью. Иначе ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности не требуется.

Ознакомиться с образцом ответа на письмо о погашении задолженности вы можете на нашем сайте по ссылке.

Передача писем и возможные причины для отказа

Стандартная процедура по передаче заявлений от одной стороны к другой отсутствует. Письма по гарантии чаще вручаются руководству либо уполномоченным лицам. Но участие третьих лиц может приводить к тому, что у руководителя не окажется нужной информации вовремя.

Потому рекомендуется прибегать к следующим действиям:

  1. Первый этап – передача документа руководителю, либо главному бухгалтеру. Руководителя надо извещать дополнительно даже в том случае, когда в передаче участвует секретарь. Это делается при помощи электронных писем, либо телефонных разговоров.
  2. Создание копии гарантийного письма. На ней обязательно ставится дата, когда документ получен кредитором. По факсу и e-mail письма так же желательно дублировать.

Ответные письма тоже могут формироваться, но лишь в исключительных случаях.

Наличие противоречий в сумме или сроках долга – главная причина для отказов в передаче писем. Но лучше заранее обговорить все вопросы, тогда будет проще обойтись без лишнего документооборота. Общих соглашений легко достигнуть, если будут правильно проведены предварительные переговоры. Затем все положения подтверждаются, когда оформляется гарантийное письмо о предоставлении справки об отсутствии задолженности.

Заключение

Гарантии – явление, которое чаще всего используется при досудебном решении вопросов. Такие письма позволяют отсрочить платежи на определенный срок, если нет возражений ни у одной из сторон. Вопрос объясняется подробно в Гражданском кодексе. Там написано, как и за какое время гражданин может исправить ситуацию, наладить взаимоотношения со второй стороной.

Главное – чтобы участники заранее договорились о том, в каких именно случаях надо прибегать к такому инструменту, как гарантийное письмо. В большинстве случаев это связано с нарушением сроков по гарантийным обязательствам. Несмотря на отсутствие стандартных требований к документу, он имеет полную юридическую силу в соответствующих ситуациях. И может стать официальным подтверждением того или иного факта.

Видео (кликните для воспроизведения).

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Как писать гарантийное письмо об оплате задолженности
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here